شرح دليل الهاتف في واتسيرا لتنظيم جهات الاتصال والحملات التسويقية في واتساب
يُعد دليل الهاتف في واتسيرا من الأدوات المهمة لتنظيم جهات اتصال العملاء داخل حسابك، سواء كنت تريد استخدامها في الحملات التسويقية، روبوتات واتساب، صندوق الدردشة أو حفظ بيانات العملاء تلقائيًا. بدل أن تكون الأرقام موزعة بين الجوال والملفات والمحادثات، يمنحك دليل الهاتف مكانًا واحدًا لترتيبها وربطها بأدوات واتسيرا الأخرى.
في هذا الشرح المحدث ستتعرف على إنشاء دليل جديد، إضافة جهة اتصال يدويًا، استيراد جهات الاتصال من ملف CSV، استخدام المتغيرات، تجهيز ملفات Excel أو VCF قبل الاستيراد، معرفة حدود جهات الاتصال الحالية، وحفظ العميل يدويًا من صندوق الدردشة أو تلقائيًا من منشئ التدفقات.
ما هو دليل الهاتف في واتسيرا؟
دليل الهاتف في واتسيرا هو قسم مخصص لإدارة جهات اتصال العملاء داخل المنصة. يمكنك إنشاء أكثر من دليل، وإضافة جهات اتصال لكل دليل، ثم استخدام هذه الأدلة في الحملات والتدفقات وصندوق الدردشة. ويمكن مثلًا إنشاء دليل باسم «عملاء جدد»، وآخر باسم «عملاء مهتمون»، وثالث باسم «عملاء VIP».
بهذه الطريقة تستطيع فصل الشرائح بدل وضع جميع العملاء في قائمة واحدة، مما يسهل اختيار الجمهور المناسب للحملة وحفظ بيانات العميل في المكان الصحيح عند التعامل معه من صندوق الدردشة أو الأتمتة.
لماذا تحتاج إلى تنظيم جهات الاتصال داخل واتسيرا؟
تنظيم جهات الاتصال ليس مجرد ترتيب أسماء وأرقام؛ هو جزء من إدارة العملاء والتسويق عبر واتساب. عندما تكون البيانات منظمة تستطيع معرفة الجمهور المناسب لكل حملة، تخصيص الرسائل بالاسم والمتغيرات، وتقليل التكرار والأخطاء في القوائم.
- إطلاق حملات واتساب إلى دليل محدد في الباقات الداعمة.
- حفظ العملاء الذين يتواصلون معك من صندوق الدردشة.
- تقسيم العملاء حسب المدينة أو الاهتمام أو نوع الخدمة.
- استخدام الاسم والمتغيرات لتخصيص الرسائل.
- حفظ العميل تلقائيًا من منشئ التدفقات.
- إنشاء أكثر من دليل حسب مرحلة العميل أو مصدره.
طريقة الدخول إلى دليل الهاتف في واتسيرا
1. سجّل الدخول
ادخل إلى لوحة تحكم واتسيرا.
2. افتح دليل الهاتف
من القائمة الجانبية اختر دليل الهاتف.
3. اختر الإجراء
يمكنك إنشاء دليل جديد، فتح دليل موجود، إضافة جهة اتصال يدويًا أو استيراد جهات الاتصال.
طريقة إضافة دليل هاتف جديد
1. افتح دليل الهاتف
انتقل إلى قسم دليل الهاتف من القائمة الجانبية.
2. أضف دليلًا جديدًا
اضغط خيار إضافة دليل جديد.
3. اكتب اسم الدليل
استخدم اسمًا واضحًا مثل «عملاء جدد» أو «عملاء الحملة» أو «عملاء الرياض».
4. احفظ الدليل
بعد الحفظ يظهر الدليل ضمن القوائم المتاحة ويمكنك إضافة العملاء إليه.
طريقة إضافة جهة اتصال يدويًا
إذا كنت تريد إضافة عميل واحد فقط، افتح الدليل المطلوب ثم اختر إضافة جهة اتصال. بنية دليل الهاتف الحالية تتضمن الاسم ورقم الجوال إضافة إلى المتغيرات `var1` حتى `var5`. الاسم ورقم الجوال هما البيانات الأساسية، بينما المتغيرات اختيارية وتفيد في حفظ تفاصيل إضافية.
- اسم جهة الاتصال.
- رقم الجوال.
- var1.
- var2.
- var3.
- var4.
- var5.
ما فائدة المتغيرات في جهات الاتصال؟
المتغيرات تساعدك على حفظ معلومات إضافية عن العميل، مثل المدينة أو الدولة أو نوع العميل أو المنتج الذي يهتم به أو مصدره أو حالة المتابعة. ويمكن لاحقًا استخدام هذه القيم في الحملات أو التدفقات حسب الأداة التي تعمل عليها.
طريقة استيراد جهات الاتصال إلى واتسيرا
إذا كان لديك عدد كبير من العملاء، استخدم الاستيراد بدل الإضافة اليدوية. النظام الحالي لدليل الهاتف يعتمد استيراد CSV، لذلك استخدم ملف العينة الذي توفره واتسيرا كمرجع قبل رفع البيانات.
| العمود | الاستخدام |
|---|---|
| name | اسم جهة الاتصال |
| mobile | رقم الجوال |
| var1 | متغير اختياري 1 |
| var2 | متغير اختياري 2 |
| var3 | متغير اختياري 3 |
| var4 | متغير اختياري 4 |
| var5 | متغير اختياري 5 |
احرص على مطابقة أسماء الأعمدة الموجودة في ملف العينة، وتنظيف أرقام الجوال من المسافات والرموز غير المطلوبة، ومراجعة التكرارات قبل الاستيراد. هذا يقلل أخطاء الرفع ويحافظ على بيانات أكثر نظافة داخل الدليل.
كيف تجهز ملف جهات الاتصال بطريقة صحيحة؟
- لا تترك رقم الجوال فارغًا.
- استخدم اسم جهة اتصال واضحًا.
- احذف الأرقام المكررة قبل الرفع.
- اكتب الأرقام بصيغة مناسبة مع رمز الدولة عند الحاجة.
- لا تغيّر أسماء الأعمدة المعتمدة في ملف العينة.
- راجع عينة من الصفوف قبل الاستيراد.
- احتفظ بنسخة احتياطية من الملف الأصلي قبل التنظيف أو التحويل.
ماذا تفعل إذا كان ملفك Excel أو VCF؟
إذا كانت البيانات محفوظة في Excel أو VCF، لا تفترض أن الملف سيُرفع مباشرة. حوّله أولًا إلى CSV مطابق لملف العينة، ثم راجع الأعمدة والأرقام قبل الاستيراد. ويمكنك استخدام أداة معالجة بيانات أو الاستعانة بـChatGPT لترتيب الملف ثم مراجعة الناتج بنفسك.
رفع جهات الاتصال بعد تجهيز الملف
1. افتح الدليل
اختر دليل الهاتف الذي تريد إضافة العملاء إليه.
2. اختر الاستيراد
استخدم خيار استيراد جهات الاتصال.
3. اختر ملف CSV
ارفع الملف بعد التأكد من مطابقته للعينة.
4. راجع النتيجة
بعد الاستيراد راجع عدد الجهات وبعض الصفوف للتأكد من حفظ الاسم والجوال والمتغيرات بالشكل المتوقع.
استخدام دليل الهاتف في حملات واتساب
من أهم فوائد دليل الهاتف استخدامه عند إنشاء حملات واتساب في الباقات الداعمة. تستطيع تجهيز دليل مخصص مثل «عملاء مهتمون بالعروض» أو «عملاء الرياض»، ثم اختيار هذا الدليل بدل إرسال الرسالة إلى جميع العملاء.
تنظيم القائمة لا يلغي موافقة العميل أو سياسات واتساب. لا تستخدم دليل الهاتف لإرسال رسائل تسويقية عشوائية إلى أرقام لم توافق على استقبال رسائلك.
حدود جهات الاتصال في باقات واتسيرا الحالية
| الباقة | حد جهات الاتصال |
|---|---|
| سيرا بيسك | 10 آلاف جهة اتصال |
| سيرا بلس | 30 ألف جهة اتصال |
| سيرا برو | جهات اتصال غير محدودة |
هذه الحدود تعكس قسم الباقات والأسعار وقت تحديث المقال. إذا تغيرت الباقات لاحقًا، اعتمد على صفحة الأسعار الحالية أو تفاصيل الاشتراك داخل حسابك.
كيف تعرف عدد جهات الاتصال المستخدمة في حسابك؟
راجع معلومات الاشتراك والحدود داخل حساب واتسيرا لمعرفة الباقة الحالية والاستخدام المتاح. وقبل استيراد قائمة كبيرة، تحقق من الحد أولًا حتى لا تبدأ عملية رفع أكبر من السعة المتاحة في حسابك.
حفظ جهة الاتصال تلقائيًا من منشئ التدفقات
يمكن استخدام عقدة حفظ جهة اتصال داخل منشئ التدفقات لحفظ العميل تلقائيًا في دليل محدد. هذه الميزة مناسبة عندما يجمع الروبوت بيانات العميل أثناء المحادثة وتريد نقلها مباشرة إلى دليل منظم بدون إدخال يدوي.
1. افتح التدفق
افتح منشئ التدفقات واختر الروبوت أو التدفق المطلوب.
2. أضف عقدة حفظ جهة اتصال
ضع العقدة بعد النقطة التي أصبحت فيها بيانات العميل متاحة.
3. اختر دليل الهاتف
حدد الدليل الذي تريد حفظ العميل فيه.
4. اربط البيانات
اربط الاسم ورقم الجوال والمتغيرات المتاحة بالحقول المناسبة.
5. احفظ واختبر
اختبر التدفق ببيانات تجريبية وتأكد من ظهور جهة الاتصال في الدليل الصحيح.
متى تستخدم عقدة حفظ جهة الاتصال؟
- تسجيل العملاء في دورة أو خدمة.
- جمع طلبات العملاء من واتساب.
- حفظ العملاء المهتمين بعرض معين.
- تأهيل العميل قبل تحويله إلى موظف.
- إنشاء قائمة عملاء لحملة لاحقة.
- حفظ بيانات الحجوزات أو الاستفسارات في دليل مناسب.
حفظ جهة اتصال من صندوق الدردشة
إلى جانب الحفظ التلقائي، يمكنك حفظ العميل مباشرة من صندوق الدردشة. افتح محادثة العميل، استخدم خيار حفظ جهة الاتصال، اختر دليل الهاتف، ثم راجع الاسم ورقم الجوال والمتغيرات قبل الحفظ.
الحفظ اليدوي مناسب للحالات التي تحتاج قرار الموظف، بينما عقدة حفظ جهة اتصال أفضل للبيانات المتكررة التي يجمعها الروبوت بصورة منتظمة.
الفرق بين حفظ جهة الاتصال يدويًا وتلقائيًا
| الطريقة | متى تستخدمها؟ | الميزة |
|---|---|---|
| من صندوق الدردشة | عند التعامل مع عميل محدد | اختيار يدوي للدليل والبيانات |
| من عقدة حفظ جهة اتصال | عندما يجمع التدفق البيانات بصورة متكررة | حفظ تلقائي بدون تدخل الموظف |
أخطاء شائعة عند استيراد جهات الاتصال
- استخدام ملف لا يطابق صيغة الاستيراد المطلوبة.
- تغيير أسماء الأعمدة المعتمدة في العينة.
- ترك عمود mobile فارغًا.
- وجود أرقام مكررة.
- كتابة الاسم والرقم داخل عمود واحد.
- وجود مسافات أو رموز غير لازمة داخل رقم الجوال.
- رفع الملف قبل مراجعة ترميز العربية وعينة من الصفوف.
- افتراض أن Excel أو VCF سيُستورد مباشرة بدون تحويله إلى CSV.
أفضل طريقة لتنظيم أدلة الهاتف داخل واتسيرا
لا تنشئ أدلة كثيرة بلا هدف. ابدأ ببنية بسيطة يفهمها الفريق، ثم أضف أدلة جديدة عندما تظهر حاجة تشغيلية واضحة.
- عملاء جدد: للأشخاص الذين تواصلوا للمرة الأولى.
- عملاء مهتمون: لمن أبدوا اهتمامًا بمنتج أو خدمة.
- عملاء حاليون: لمن اشتروا أو اشتركوا بالفعل.
- عملاء VIP: للعملاء ذوي الأولوية أو القيمة العالية.
- أدلة حملات: لجمهور حملة موسمية أو مدينة أو منتج محدد.
علاقة دليل الهاتف بإدارة التصنيفات
دليل الهاتف والتصنيفات يخدمان وظيفتين مختلفتين. دليل الهاتف ينظم بيانات جهات الاتصال في قوائم، بينما إدارة التصنيفات تصف حالة المحادثة أو نية العميل مثل «مهتم» أو «يحتاج متابعة». استخدامهما معًا يعطي الفريق صورة أوضح عن العميل.
علاقة دليل الهاتف بصندوق الدردشة
صندوق الدردشة هو مكان إدارة الرسائل، بينما دليل الهاتف يحفظ بيانات العميل لاستخدامها لاحقًا. عندما يتواصل عميل جديد، يستطيع الموظف حفظه من المحادثة داخل دليل محدد ثم الرجوع إليه في المتابعة أو الحملات أو التدفقات.
علاقة دليل الهاتف بالأتمتة والحملات
كلما كانت بيانات دليل الهاتف منظمة، أصبح من الأسهل تشغيل الأتمتة واختيار جمهور الحملة. يستطيع التدفق جمع بيانات العميل وحفظها، وتستطيع الحملة اختيار دليل مخصص بدل الاعتماد على قاعدة غير مرتبة. هذا يقلل العمل اليدوي ويجعل الاستهداف أوضح.
نصائح لإدارة دليل الهاتف باحترافية
- استخدم أسماء أدلة قصيرة وواضحة.
- اعتمد معنى ثابتًا لكل متغير من var1 إلى var5.
- راجع الملفات قبل الاستيراد واحذف التكرارات.
- احتفظ بنسخة من الملف الأصلي قبل أي تنظيف.
- استخدم دليلًا منفصلًا لكل شريحة مهمة بدل قائمة واحدة ضخمة.
- اختبر عقدة حفظ جهة الاتصال قبل تشغيل التدفق على العملاء.
- راجع حدود جهات الاتصال قبل رفع قائمة كبيرة.
- لا تستخدم الأرقام في حملات تسويقية بدون موافقة مناسبة.
أسئلة شائعة حول دليل الهاتف في واتسيرا
ما هو دليل الهاتف في واتسيرا؟
هو قسم لحفظ وتنظيم جهات اتصال العملاء داخل أدلة، ثم استخدام هذه البيانات في صندوق الدردشة والتدفقات والحملات والأدوات المرتبطة.
ما صيغة ملف استيراد جهات الاتصال؟
واجهة دليل الهاتف الحالية تعتمد استيراد CSV. استخدم ملف العينة من واتسيرا وحافظ على الأعمدة المطلوبة مثل name وmobile والمتغيرات var1 إلى var5.
هل يمكن رفع ملف Excel مباشرة؟
لا تعتمد على الرفع المباشر. حوّل ملف Excel إلى CSV مطابق لملف العينة ثم راجعه قبل الاستيراد.
كم عدد جهات الاتصال في الباقات الحالية؟
وفق صفحة الأسعار الحالية: سيرا بيسك 10 آلاف جهة اتصال، سيرا بلس 30 ألفًا، وسيرا برو جهات اتصال غير محدودة.
هل عدد جهات الاتصال في الباقة مرتبط بعدد المحادثات أو بمن يبدأ المحادثة؟
لا. جهات الاتصال والمحادثات شيئان منفصلان تمامًا داخل واتسيرا. حد جهات الاتصال في الباقة يحسب الجهات التي تم حفظها فعليًا داخل دليل الهاتف، سواء أضفتها يدويًا، أو استوردتها من ملف CSV، أو حفظها موظف من صندوق الدردشة، أو حفظها تدفق تلقائيًا عبر عقدة حفظ جهة اتصال. أما مجرد وجود محادثة في صندوق الدردشة فلا يعني أن الرقم أصبح جهة اتصال محفوظة ولا يستهلك من حد جهات الاتصال.nnإذا بدأ العميل المحادثة وأرسل لك رسالة، تظهر المحادثة في صندوق الدردشة ويمكنك الرد عليها حتى لو لم تحفظ العميل في دليل الهاتف. وإذا بدأت أنت محادثة مع رقم غير محفوظ، فبدء المحادثة بحد ذاته لا يحوله تلقائيًا إلى جهة اتصال في دليل الهاتف؛ يصبح جهة اتصال محسوبة عندما يتم حفظه فعليًا داخل أحد الأدلة، سواء يدويًا أو عن طريق الأتمتة.nnكذلك عدد الرسائل أو المحادثات لا يخصم من حد جهات الاتصال. قد تتبادل مئات الرسائل مع نفس العميل، أو تتعامل مع عدد كبير من المحادثات، وهذا لا يعني إضافة جهة اتصال جديدة في كل مرة. الباقات الحالية تعرض المحادثات الشهرية على أنها غير محدودة، بينما حد جهات الاتصال منفصل: 10 آلاف في سيرا بيسك، 30 ألفًا في سيرا بلس، وغير محدود في سيرا برو.nnالخلاصة: المحادثة = سجل تواصل داخل صندوق الدردشة، أما جهة الاتصال = سجل عميل محفوظ داخل دليل الهاتف. لا تربط بين عدد الدردشات وحد جهات الاتصال؛ الذي يؤثر على الحد هو حفظ العميل في دليل الهاتف، وليس من بدأ المحادثة ولا عدد الرسائل المتبادلة معه.
هل يمكن حفظ جهة اتصال من صندوق الدردشة؟
نعم. افتح محادثة العميل واستخدم خيار حفظ جهة الاتصال، ثم اختر دليل الهاتف وراجع البيانات قبل الحفظ.
هل يمكن للروبوت حفظ جهة الاتصال تلقائيًا؟
نعم. من منشئ التدفقات استخدم عقدة حفظ جهة اتصال، واختر الدليل واربط الاسم ورقم الجوال والمتغيرات المطلوبة.
نظّم جهات اتصالك من البداية
أنشئ أدلة واضحة، جهّز ملف CSV صحيحًا، واربط دليل الهاتف بصندوق الدردشة والتدفقات والحملات حسب احتياج نشاطك.
عرض باقات واتسيراالخاتمة
دليل الهاتف في واتسيرا هو الأساس لتنظيم بيانات العملاء وربطها ببقية أدوات المنصة. استخدم الأدلة لتقسيم الجمهور، واستورد CSV بعد مراجعته، واحفظ العملاء من صندوق الدردشة أو تلقائيًا عبر عقدة حفظ جهة اتصال. ومع الحدود الحالية: 10 آلاف جهة في بيسك، و30 ألفًا في بلس، وغير محدودة في برو، تستطيع اختيار الخطة المناسبة وبناء قاعدة عملاء منظمة بدل القوائم المشتتة.