يُعد دليل الهاتف في واتسيرا من الأدوات المهمة التي تساعدك على تنظيم جهات الاتصال داخل حسابك، سواء كنت تريد استخدامها في الحملات التسويقية، روبوتات واتساب، صندوق الدردشة، أو حفظ بيانات العملاء بشكل تلقائي. بدل أن تكون أرقام العملاء موزعة بين الجوال والملفات والمحادثات، يمنحك دليل الهاتف مكانًا واحدًا لترتيبها وإدارتها وربطها بالأدوات الأخرى داخل المنصة.

من خلال هذا الشرح ستتعرف على طريقة إنشاء دليل هاتف جديد، إضافة جهة اتصال يدويًا، رفع جهات الاتصال من ملف، استخدام الذكاء الاصطناعي لترتيب الملفات، معرفة حد جهات الاتصال حسب الاشتراك، وحفظ بيانات العميل تلقائيًا من خلال روبوتات واتساب أو صندوق الدردشة.

ما هو دليل الهاتف في واتسيرا؟

دليل الهاتف في واتسيرا هو قسم مخصص لإدارة جهات اتصال العملاء داخل المنصة. يمكنك من خلاله إنشاء أكثر من دليل، وإضافة جهات اتصال لكل دليل، ثم استخدام هذه الأدلة لاحقًا في الحملات التسويقية أو داخل روبوتات واتساب أو عند إدارة المحادثات من صندوق الدردشة.

على سبيل المثال، يمكنك إنشاء دليل باسم “عملاء جدد”، ودليل آخر باسم “عملاء مهتمون”، ودليل ثالث باسم “عملاء VIP”. بهذه الطريقة تستطيع إرسال حملة واتساب مخصصة لفئة معينة بدل إرسال الرسالة لجميع العملاء بشكل عشوائي.

لماذا تحتاج إلى تنظيم جهات الاتصال داخل واتسيرا؟

تنظيم جهات الاتصال ليس مجرد ترتيب أسماء وأرقام، بل هو جزء أساسي من إدارة العملاء والتسويق عبر واتساب. عندما تكون جهات الاتصال منظمة، يمكنك معرفة من هم العملاء المناسبون لكل حملة، وتخصيص الرسائل حسب المدينة أو الدولة أو نوع الاهتمام، وتسهيل عمل فريق المبيعات والدعم.

بدون تنظيم، ستواجه مشاكل مثل تكرار الأرقام، إرسال رسائل لعملاء غير مناسبين، صعوبة معرفة مصدر العميل، وعدم القدرة على تخصيص الرسائل باستخدام المتغيرات.

استخدامات دليل الهاتف في واتسيرا

يمكن استخدام دليل الهاتف في واتسيرا في أكثر من مكان داخل المنصة، وأهمها:

• إطلاق حملات تسويقية موجهة إلى دليل محدد.
• حفظ بيانات العملاء الذين يتواصلون معك عبر واتساب.
• تقسيم العملاء حسب النوع أو المدينة أو الاهتمام.
• تخصيص الرسائل باستخدام الاسم أو المتغيرات.
• ربط جهات الاتصال بروبوتات واتساب.
• حفظ جهة اتصال مباشرة من صندوق الدردشة.

طريقة الدخول إلى دليل الهاتف في واتسيرا

للدخول إلى دليل الهاتف، افتح حسابك في واتسيرا، ثم من القائمة الجانبية انزل إلى الأسفل واضغط على خيار دليل الهاتف. بعد الضغط عليه ستظهر لك صفحة إدارة الأدلة وجهات الاتصال.

من هذه الصفحة يمكنك إنشاء دليل جديد، عرض الأدلة الموجودة، إضافة جهات اتصال يدويًا، أو رفع ملف يحتوي على جهات اتصال جاهزة.

طريقة إضافة دليل هاتف جديد

لإضافة دليل هاتف جديد داخل واتسيرا، اتبع الخطوات التالية:

1. ادخل إلى لوحة تحكم واتسيرا.
2. من القائمة الجانبية اضغط على دليل الهاتف.
3. اضغط على خيار إضافة دليل جديد.
4. اكتب اسم الدليل، مثل: “عملاء جدد” أو “عملاء الحملة”.
5. اضغط على زر إضافة الدليل.

بعد ذلك سيظهر الدليل الجديد ضمن قائمة الأدلة، ويمكنك البدء بإضافة جهات اتصال إليه أو استخدامه لاحقًا في الحملات والروبوتات.

طريقة إضافة جهة اتصال يدويًا

إذا كنت تريد إضافة جهة اتصال واحدة فقط، يمكنك فعل ذلك يدويًا من داخل الدليل المطلوب.

اضغط على الدليل الذي تريد إضافة جهة الاتصال إليه، ثم اختر إضافة جهة اتصال. ستظهر لك حقول مثل:

• اسم جهة الاتصال.
• رقم الجوال.
• متغير 1.
• متغير 2.
• متغير 3.
• متغيرات إضافية حسب الإعدادات المتاحة.

أهم حقلين يجب إدخالهما هما اسم جهة الاتصال ورقم الجوال. أما المتغيرات فهي اختيارية، لكنها مفيدة جدًا في تخصيص الحملات التسويقية.

ما فائدة المتغيرات في جهات الاتصال؟

المتغيرات تساعدك على تخزين معلومات إضافية عن العميل، ثم استخدامها لاحقًا في الرسائل. مثلًا يمكنك وضع:

• المدينة.
• الدولة.
• نوع العميل.
• اسم المنتج المهتم به.
• مصدر العميل.
• حالة العميل.

مثال عملي:

إذا كان لديك متغير باسم المدينة، يمكنك إرسال رسالة مثل:

“مرحبًا {{name}}، لدينا عرض خاص لعملائنا في {{var1}}.”

هنا يمكن أن يظهر اسم العميل والمدينة تلقائيًا داخل الرسالة، مما يجعل الحملة أكثر تخصيصًا واحترافية.

طريقة رفع جهات الاتصال إلى واتسيرا

إذا كان لديك عدد كبير من جهات الاتصال، فالأفضل رفعها دفعة واحدة بدل إضافتها يدويًا. من داخل دليل الهاتف ستجد خيار استيراد أو رفع جهات الاتصال.

لكن يجب الانتباه إلى أن النظام يحتاج تنسيقًا محددًا للملف حتى يتم رفع البيانات بشكل صحيح. لذلك توفر واتسيرا ملف مثال يمكنك تنزيله لمعرفة طريقة ترتيب الأعمدة المطلوبة.

عادةً يكون الملف منظمًا بأعمدة مثل:

• name
• mobile
• var1
• var2
• var3
• var4
• var5

يجب أن يحتوي الملف على الاسم ورقم الجوال على الأقل، أما المتغيرات فهي اختيارية.

كيف تجهز ملف جهات الاتصال بطريقة صحيحة؟

حتى يتم رفع الملف بدون أخطاء، تأكد من النقاط التالية:

1. لا تترك خانة رقم الجوال فارغة.
2. لا تترك خانة الاسم فارغة إذا كان النظام يطلب الاسم.
3. احذف الأرقام المكررة.
4. استخدم رقمًا واضحًا مع رمز الدولة عند الحاجة.
5. لا تضع رموزًا غريبة داخل رقم الجوال.
6. التزم بنفس ترتيب الأعمدة الموجود في ملف العينة.
7. لا تغيّر أسماء الأعمدة إذا كان النظام يعتمد عليها في الاستيراد.

هذه الخطوة مهمة جدًا لأن أي خطأ في تنسيق الملف قد يمنع رفع جهات الاتصال أو يؤدي إلى رفع الرقم بدون الاسم.

استخدام ChatGPT لترتيب ملف جهات الاتصال

إذا كانت جهات الاتصال لديك كثيرة أو محفوظة بصيغة مختلفة مثل VCF أو Excel أو CSV غير مرتب، يمكنك الاستعانة بالذكاء الاصطناعي لترتيب الملف.

الطريقة العملية:

1. نزّل ملف العينة من واتسيرا.
2. افتح ChatGPT.
3. ارفع ملف العينة.
4. ارفع ملف جهات الاتصال الأصلي، مثل VCF أو Excel.
5. اطلب من ChatGPT تحويل الملف إلى نفس تنسيق العينة.
6. تأكد أن الأعمدة أصبحت بنفس الترتيب.
7. نزّل الملف الجديد.
8. ارفعه داخل واتسيرا.

يمكنك استخدام هذا النص الجاهز:

“أريد منك ترتيب ملف جهات الاتصال المرفق ليكون بنفس تنسيق ملف العينة المرفقة تمامًا. يجب أن تكون الأعمدة بهذا الترتيب: name,mobile,var1,var2,var3,var4,var5. لا تترك خانة الاسم أو الجوال فارغة، واحذف التكرارات، ونظّف الأرقام من المسافات والرموز، ثم أعطني ملفًا اكسل جاهزًا للتنزيل والرفع.”

بهذه الطريقة تستطيع تحويل ملف غير منظم إلى ملف جاهز للرفع داخل واتسيرا.

رفع جهات الاتصال بعد تجهيز الملف

بعد تجهيز الملف بالتنسيق الصحيح، ارجع إلى واتسيرا وافتح دليل الهاتف المطلوب، ثم اختر رفع أو استيراد جهات الاتصال. بعد ذلك اختر الملف الذي قمت بتنزيله، واضغط على زر الاستيراد.

بعد نجاح العملية ستظهر جهات الاتصال داخل الدليل، ويمكنك استخدامها في الحملات التسويقية، روبوتات واتساب، أو حفظها ضمن بيانات العملاء.

استخدام دليل الهاتف في حملات واتساب

واحدة من أهم فوائد دليل الهاتف في واتسيرا هي استخدامه في الحملات التسويقية. عند إنشاء حملة جديدة، تستطيع اختيار دليل الهاتف الذي تريد إرسال الحملة إليه فقط.

مثال:

إذا كان لديك دليل باسم “عملاء مهتمون بالعروض”، يمكنك إرسال حملة خاصة لهم بدل إرسالها لجميع جهات الاتصال. وإذا كان لديك دليل باسم “عملاء الرياض”، يمكنك إرسال عرض مخصص لهذه المدينة فقط.

هذا يجعل حملات واتساب أكثر دقة وأقل تكلفة، ويقلل الإزعاج، ويحسن احتمالية تفاعل العميل مع الرسالة.

كيف تعرف حد جهات الاتصال في اشتراكك؟

لكل باقة في واتسيرا حد معين لعدد جهات الاتصال. لمعرفة الحد المتاح في حسابك، اتبع الخطوات التالية:

1. اضغط على صورة الحساب أو علامة البروفايل.
2. اختر قسم الاشتراك.
3. راجع معلومات الباقة الحالية.
4. انزل إلى قسم جهات الاتصال.
5. ستجد عدد جهات الاتصال المستخدمة والعدد المسموح لك حسب الخطة.

هذه الخطوة مهمة حتى تعرف هل يمكنك رفع جهات اتصال جديدة أو تحتاج إلى ترقية الباقة إذا وصلت إلى الحد الأعلى.

حفظ جهة الاتصال تلقائيًا من روبوت واتساب

من أقوى استخدامات دليل الهاتف في واتسيرا إمكانية حفظ بيانات العميل تلقائيًا من خلال روبوتات واتساب. بدل أن تدخل بيانات العميل يدويًا، يمكن للروبوت جمع الاسم ورقم الجوال وحفظهما مباشرة في دليل معين.

لإعداد ذلك:

1. افتح منشئ الروبوتات من القائمة الجانبية.
2. اختر الروبوت الذي تريد تعديله.
3. أضف عقدة حفظ جهة اتصال.
4. اختر دليل الهاتف الذي تريد الحفظ فيه.
5. اربط متغير الاسم بالحقل المناسب.
6. اربط متغير رقم الجوال بالحقل المناسب.
7. احفظ التعديل وشغّل الروبوت.

بهذه الطريقة، عندما يتواصل العميل مع الروبوت ويُدخل بياناته، يتم حفظه تلقائيًا داخل الدليل الذي حددته.

متى تستخدم عقدة حفظ جهة الاتصال؟

استخدم عقدة حفظ جهة الاتصال في الحالات التالية:

• عند تسجيل العملاء في دورة أو خدمة.
• عند جمع طلبات العملاء من واتساب.
• عند حفظ العملاء المهتمين بعرض معين.
• عند تأهيل العملاء قبل تحويلهم إلى موظف.
• عند بناء قائمة عملاء لحملة لاحقة.
• عند استقبال حجوزات أو استفسارات.

الميزة هنا أنك لا تفقد بيانات العملاء الذين يتفاعلون مع الروبوت، بل يتم تحويلهم تلقائيًا إلى قائمة منظمة يمكن الرجوع إليها واستخدامها لاحقًا.

حفظ جهة اتصال من صندوق الدردشة

إلى جانب الروبوتات، يمكنك حفظ جهة اتصال يدويًا من صندوق الدردشة ايضًا. هذه الطريقة مفيدة عندما يتواصل معك عميل جديد وتريد إضافته إلى دليل معين.

الخطوات:

1. افتح صندوق الدردشة من القائمة الجانبية.
2. اختر محادثة العميل.
3. اضغط على خيار حفظ جهة الاتصال.
4. اختر دليل الهاتف المناسب.
5. أدخل أو تأكد من اسم العميل ورقم الجوال.
6. اضغط على حفظ.

بعد ذلك ستُضاف جهة الاتصال إلى الدليل المحدد، ويمكن استخدامها لاحقًا في الحملات أو المتابعة.

الفرق بين حفظ جهة الاتصال يدويًا وتلقائيًا

الحفظ اليدوي مناسب عندما تتعامل مع عدد قليل من العملاء أو عندما تريد اختيار الدليل بنفسك من صندوق الدردشة. أما الحفظ التلقائي فهو الأفضل عندما يكون لديك روبوت يجمع بيانات كثيرة يوميًا وتريد تنظيمها بدون تدخل يدوي.

الأفضل أن تستخدم الطريقتين معًا: الحفظ التلقائي للبيانات المتكررة، والحفظ اليدوي للحالات الخاصة التي تحتاج تصنيفًا مباشرًا من الموظف.

أخطاء شائعة عند رفع جهات الاتصال

قد تواجه بعض المشاكل أثناء رفع جهات الاتصال، وغالبًا يكون السبب في تنسيق الملف. من أبرز الأخطاء:

• رفع ملف بدون عمود الاسم.
• وجود أرقام بدون رمز دولة.
• وجود فراغات أو رموز داخل رقم الجوال.
• تغيير أسماء الأعمدة المطلوبة.
• ترك خانة mobile فارغة.
• تكرار نفس الرقم أكثر من مرة.
• رفع ملف بصيغة غير مدعومة.
• وضع الاسم والرقم في نفس العمود.

لتجنب هذه الأخطاء، استخدم دائمًا ملف العينة الموجود في واتسيرا، أو اطلب من الذكاء الاصطناعي ترتيب ملفك بنفس التنسيق المطلوب.

نصائح لإدارة دليل الهاتف باحترافية

للحصول على أفضل نتيجة من دليل الهاتف في واتسيرا، اتبع هذه النصائح:

• أنشئ أدلة واضحة حسب نوع العميل.
• لا تضع كل العملاء في دليل واحد.
• استخدم أسماء مفهومة للأدلة مثل “عملاء مهتمون” أو “عملاء مكتملون”.
• استخدم المتغيرات لتخصيص الحملات.
• راجع الملفات قبل رفعها.
• احذف التكرارات قبل الاستيراد.
• لا ترسل حملات عشوائية لكل الأرقام.
• اجعل كل حملة مرتبطة بدليل مناسب.
• استخدم روبوت واتساب لحفظ العملاء الجدد تلقائيًا.
• راقب حد جهات الاتصال حسب باقتك.

أفضل طريقة لتنظيم أدلة الهاتف داخل واتسيرا

يمكنك تقسيم أدلة الهاتف بهذه الطريقة:

دليل العملاء الجدد

يحتوي على الأشخاص الذين تواصلوا لأول مرة ولم يتم تأهيلهم بعد.

دليل العملاء المهتمين

يحتوي على العملاء الذين أبدوا اهتمامًا بخدمة أو منتج معين.

دليل العملاء الحاليين

يحتوي على العملاء الذين اشتروا أو اشتركوا بالفعل.

دليل العملاء المميزين

يحتوي على العملاء المهمين أو أصحاب القيمة العالية.

دليل حملات محددة

مثل “حملة رمضان”، “عرض نهاية الشهر”، أو “عملاء المتجر الإلكتروني”.

هذا التنظيم يساعدك على إرسال رسائل أكثر دقة بدل التعامل مع جميع جهات الاتصال كقائمة واحدة.

علاقة دليل الهاتف بالحملات التسويقية

كلما كان دليل الهاتف منظمًا، كانت حملات واتساب أكثر نجاحًا. لأن الحملة لا تعتمد فقط على نص الرسالة، بل تعتمد على من يستقبل الرسالة.

إرسال عرض مناسب للعميل المناسب أهم من إرسال رسالة عامة للجميع. لذلك يساعدك دليل الهاتف على بناء حملات موجهة حسب نوع العميل أو اهتمامه أو مرحلته في رحلة الشراء.

علاقة دليل الهاتف بروبوتات واتساب

روبوتات واتساب لا ترد على العملاء فقط، بل يمكنها أيضًا جمع البيانات وحفظها. عندما تدمج الروبوت مع دليل الهاتف، يتحول الروبوت إلى أداة لجمع العملاء المحتملين وتنظيمهم تلقائيًا.

مثال:

يدخل العميل إلى الروبوت، يختار الخدمة، يكتب اسمه، يرسل رقم جواله، ثم يتم حفظه في دليل “عملاء مهتمون”. بعد ذلك يستطيع فريق المبيعات متابعة هذا الدليل أو إطلاق حملة مخصصة له.

علاقة دليل الهاتف بصندوق الدردشة

صندوق الدردشة يساعدك على إدارة المحادثات، بينما دليل الهاتف يساعدك على حفظ وتنظيم بيانات العملاء. عند استخدامهما معًا، تستطيع الانتقال من مجرد محادثة عابرة إلى سجل عميل محفوظ داخل النظام.

هذا مفيد جدًا لفريق الدعم والمبيعات، لأن كل عميل يتم حفظه في المكان المناسب ويمكن الرجوع إليه لاحقًا.

هل يمكن استخدام دليل الهاتف بدون حملات؟

نعم، يمكنك استخدام دليل الهاتف حتى لو لم تكن تستخدم الحملات التسويقية. فهو مفيد في حفظ العملاء، ترتيبهم، وتصنيفهم، وربطهم بالروبوتات وصندوق الدردشة. لكن تظهر قوته بشكل أكبر عندما تبدأ في استخدام الحملات أو الأتمتة.

متى تحتاج إلى ترقية الباقة؟

قد تحتاج إلى ترقية الباقة إذا وصلت إلى حد جهات الاتصال المسموح، أو إذا أصبحت تحتاج حملات تسويقية أكبر، أو تريد مميزات إضافية مثل الربط الرسمي، التصنيفات الذكية، النماذج، أو عدد أكبر من حسابات واتساب.

يمكنك مراجعة صفحة الاشتراك داخل حسابك لمعرفة الحد الحالي وعدد جهات الاتصال المستخدمة.

اسئلة شائعة

ما هو دليل الهاتف في واتسيرا؟

دليل الهاتف في واتسيرا هو أداة تساعدك على حفظ وتنظيم جهات اتصال العملاء داخل المنصة، ثم استخدامها في الحملات التسويقية وروبوتات واتساب وصندوق الدردشة.

كيف أرفع جهات الاتصال إلى واتسيرا؟

يمكنك رفع جهات الاتصال من داخل قسم دليل الهاتف عبر ملف منسق حسب العينة التي يوفرها النظام، ويجب أن يحتوي الملف على الاسم ورقم الجوال على الأقل.

هل يمكن رفع جهات الاتصال من ملف Excel أو CSV؟

نعم، إذا كان الملف لديك بصيغة Excel أو CSV يمكنك ترتيبه أولًا بنفس تنسيق ملف العينة، ثم رفعه داخل واتسيرا بعد التأكد من صحة الأعمدة والأرقام.

كيف أعرف حد جهات الاتصال في باقتي؟

من داخل حسابك اضغط على البروفايل ثم الاشتراك، وستجد عدد جهات الاتصال المستخدمة والحد المسموح لك حسب الباقة الحالية.

كيف يحفظ روبوت واتساب جهة الاتصال تلقائيًا؟

من منشئ الروبوتات أضف عقدة حفظ جهة الاتصال، ثم اختر دليل الهاتف واربط متغير الاسم ورقم الجوال، وبعدها سيحفظ الروبوت بيانات العميل تلقائيًا عند إدخالها.

الخاتمة

إدارة جهات الاتصال هي الأساس لأي نشاط يعتمد على واتساب. وكلما كان دليل الهاتف مرتبًا، أصبحت الحملات أدق، والروبوتات أكثر فاعلية، والمتابعة أسهل على فريقك. ابدأ الآن بإنشاء أدلة واضحة داخل واتسيرا، وارفع جهات اتصالك بالتنسيق الصحيح، واستخدم الحفظ التلقائي لتحويل كل محادثة إلى فرصة منظمة.

ابدأ من خلال تسجيل الدخول أو إنشاء حساب في واتسيرا، أو احجز عرضًا توضيحيًا من هنا: حجز عرض توضيحي.